Facturen uitlezen met AI en in batch boeken

Welke bestanden kan ik uploaden?

Pdf, JPG, PNG en WebP. Het bestandstype wordt herkend aan de inhoud en niet aan de extensie, zodat een bestand dat zich als pdf voordoet maar iets anders is, niet wordt aangenomen.

Hoe leest e-Boekassistent een factuur uit?

Elke factuur gaat eerst langs een snel en zuinig AI-model. Dat haalt de leverancier, het factuurnummer, de datum, de bedragen en de btw eruit, en doet een voorstel voor de grootboekrekening en de btw-code.

Daarna rekent e-Boekassistent zelf na of het klopt: tellen het bedrag exclusief btw en de btw op tot het totaal? Klopt dat niet, of twijfelt het model, dan kijkt een zwaarder model mee. Klopt de uitkomst daarvan beter, dan wordt die gebruikt.

Zo betaal je alleen voor het zware model als het nodig is. Daardoor liggen de kosten lager dan bij concurrenten.

Hoe werken boekingsvoorstellen in batch?

De facturen die klaarstaan, staan in één tabel, verdeeld over drie banden op zekerheid: vertrouwen, nalopen en zelf beslissen. Je vinkt aan wat klopt en verwerkt het in één keer. Sorteren en filteren kan op leverancier, datum en grootboekrekening. Tot 20-25x sneller dan één voor één boeken.

Staat je administratie nog in dry-run, dan zie je wat er geboekt zou worden, zonder dat het gebeurt.

Wordt de leverancier herkend?

Ja. e-Boekassistent zoekt de relatie in e-Boekhouden die bij de leverancier op de factuur past, en toont de kandidaten met hun score. Kies je er een, dan wordt die koppeling onthouden voor de volgende factuur. Staat de leverancier er nog niet in, dan kun je hem aanmaken zodra live boeken aanstaat, met eerst een controle of hij er niet al onder een andere naam staat.

Wat gebeurt er met dubbele facturen?

Upload je precies hetzelfde bestand nog een keer, dan herkent e-Boekassistent dat voordat het wordt opgeslagen of uitgelezen. Dat kost geen credit.

Een tweede scan of foto van dezelfde factuur is een ander bestand, en wordt dus wel uitgelezen. Komt het factuurnummer overeen met een factuur die er al staat, of met een boeking die al in e-Boekhouden staat, dan komt hij niet bij de facturen die klaarstaan, maar apart in de lijst Dubbel. Een bon zonder leesbaar factuurnummer wordt zo niet herkend; die zet de controle Zelfde factuur twee keer geüpload achteraf op een rij.

Wat kan e-Boekassistent niet?

• Verkoopfacturen boeken. e-Boekassistent verwerkt alleen inkoop.
• Een factuur boeken die niet is geüpload. Er wordt nooit een inkoopfactuur aangemaakt zonder dat er een document onder ligt.
• Een geboekte mutatie verwijderen. Dat kan de API van e-Boekhouden niet; corrigeren doe je met de hand in e-Boekhouden.